Presentamos la Secretaría Virtual: adiós al papeleo administrativo
La figura del Secretario/a siempre ha sido fundamental en cualquier organización fallera, cargando con la responsabilidad de mantener toda la documentación oficial al día. Por eso, Komissio Admin estrena su nueva Secretaría Virtual: un espacio digital completo donde centralizar estatutos, gestionar solicitudes y mantener el libro de actas actualizado.
Una herramienta diseñada para aliviar la carga administrativa, garantizar la transparencia y facilitar el acceso a la información a todos los miembros autorizados.
Documentación oficial siempre disponible
La Secretaría Virtual de Komissio te permite almacenar y consultar documentos esenciales para el funcionamiento de la organización:
- 📜 Estatutos oficiales: acceso inmediato a los estatutos vigentes, sin tener que buscar en archivadores.
- 📝 Reglamento de régimen interno: consulta fácil de las normas específicas que regulan el día a día.
Todo en formato digital, accesible con un solo clic y con permisos configurables según el cargo de cada usuario.
Gestión de solicitudes en tiempo real
La comunicación entre miembros y directiva nunca fue tan fluida gracias al sistema de solicitudes integrado:
- 📌 Modificación de datos personales: los falleros pueden solicitar cambios en su ficha desde la app.
- 🚪 Gestión de bajas: proceso digitalizado para tramitar bajas con toda la documentación necesaria.
- 🏆 Peticiones especiales: canal directo para comunicar necesidades específicas a secretaría.
- ✅ Seguimiento de estado: cada solicitud muestra su estado de tramitación (pendiente, en proceso, resuelto).
Las solicitudes llegan directamente al secretario/a, quien puede gestionarlas desde el panel con un simple sistema de aprobación o rechazo, eliminando el trasiego de papeles y mensajes.
El libro de actas digital: la joya de la corona
Lo más destacado de esta Secretaría Virtual es su revolucionario libro de actas digital, que transforma completamente este proceso esencial:
- 📚 Listado cronológico: todas las actas organizadas por fecha, con filtros por tipo de reunión.
- 🔍 Estado del acta: indicador visual que muestra si está en borrador, pendiente de aprobación o aprobada.
- 📄 PDF integrado: visualización y descarga del acta completa en formato PDF.
- 👥 Registro de asistentes: lista detallada de quiénes asistieron a cada reunión.
Olvídate del tradicional libro de actas físico, los problemas de almacenamiento o la pérdida de documentos. Todo queda registrado digitalmente para siempre.
Casos prácticos: la secretaría en el día a día
Esta herramienta transforma tareas cotidianas como:
- 🔄 Aprobación de actas: “El borrador del acta se comparte antes de la reunión y se aprueba digitalmente.”
- 📱 Consulta de normativa: “Un fallero tiene dudas sobre el reglamento y lo consulta al instante desde su móvil.”
- 📝 Cambio de dirección: “Un miembro actualiza sus datos de contacto mediante una solicitud formal.”
- 🔎 Auditoría interna: “La directiva revisa decisiones pasadas consultando el historial de actas.”
- 📊 Informe de asistencia: “Generación automática de estadísticas sobre participación en reuniones.”
La secretaría deja de ser un cargo abrumador para convertirse en una función ágil y eficiente.
Implementación sencilla, beneficios duraderos
Para activar la Secretaría Virtual solo necesitas:
- 👉 Cargar los documentos oficiales en formato digital (PDF recomendado).
- 👉 Configurar los permisos de acceso según los cargos de la directiva.
- 👉 Informar a los miembros sobre el nuevo proceso de solicitudes.
El sistema está diseñado para ser intuitivo, con tutoriales integrados y la posibilidad de migrar actas anteriores al formato digital.
Organización transparente, administración eficiente
Con la Secretaría Virtual de Komissio conseguirás:
- 🕒 Ahorrar horas de trabajo administrativo cada semana.
- 📲 Facilitar el acceso a la documentación desde cualquier dispositivo.
- 🔐 Aumentar la seguridad de los documentos oficiales.
- 📈 Mejorar la transparencia hacia todos los miembros.
- 🌱 Reducir el consumo de papel, apostando por la sostenibilidad.
Todo integrado con el resto del ecosistema Komissio: una suite completa para la gestión integral de tu organización.
¿Quieres liberar a tu secretario/a de la carga administrativa?
La Secretaría Virtual está incluida en Komissio Admin sin coste adicional.
Solicita una demo o migración de documentos en komissio.es/admin
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